כלים מעשיים

תוכנית עבודה שנתית – איך ניגשים לזה?

ממה מתחילים….

כל שנה  (ובטח כשמתחילים תפקיד חדש) אנו רוצות ו/או מתבקשות להכין תוכנית עבודה שנתית,

.אז הנה כמה כלים שרכשתי במהלך השנים לנושא, מוזמנת לבדוק אם מתאים לך, לקחת רעיונות ולשתף אחרות,

וכמובן לשתף אותי אם יש לך הערות/הארות

בכדי לאפיין מהם הצרכים והפרוייקטים להשנה, צריך לנסות ולהבין מהם הנושאים החשובים, מהן נקודות החוזקה של הארגון ואיפו הנקודות לשיפור.  לצורך כך יש לשוחח עם כל הרמות בארגון, וזאת מכיוון שכל רמה רואה את הדברים בצורה שונה. אחר ששוחחת נסי למצוא את הנקודות החופפות ואת אלו שנראות חשובות ואפשריות לטיפול בעיניך. עכשיו הזמן לפנות למנהל שלך/ל CEO ולהעלות בפניו את מה ששמעת, ומה שאפיינת כנושאים לטיפול.

ייתכן וישנם נושאים שניתן לטפל בהם במהרה (just do it) אותם אני ממליצה לסמן ככאלו ,וישנם נושאים "גדולים" כשהטיפול בהם דורש תהליך שלפעמים יכול לקחת יותר משנה. נושאים אלו יש לפרק לתת תחומים, ולהציג אותם כחלק ממענה/תוכנית כוללת לטיפול בנושא.

במהלך השיחה עם המנכ"ל יש להבין ולאפיין איתו מהם התחומים שמהותיים לטיפול מבחינתו, וזאת כמובן רק לאחר שהבנת מהי התוכנית העסקית/אסטרטגית של החברה לשנה/שנתיים הקרובות.

למשל – אם התוכנית היא לגדול משמעותית, אז לא רלוונטי לטפל בצורת ישיבה נוכחית

לאחר שיחד אפיינתם ובחרתם מהן הנושאים לטיפול, זה הזמן לפרוט אותם לתוכנית עבודה, ולתקציב דרוש לכל תחום. בכדי לעשות זאת, אני ממליצה לפתוח יומן שנתי או אקסל לפי חודשים, ולסמן בו את כל ארועי החברה שאת כבר יודעת ,עליהם/חגים/חופשות, ולרשום בצד את רשימת הנושאים לעבודה, כולל תתי המשימות שלהם ואז להעביר כל משימה אל מקומה במהלך השנה חשוב לזכור שכמעט לכל תהליך/ארוע/קורס וכו' יש זמן הכנה שמשתנה מפעילות לפעילות (וחשוב לסמן גם אותו) ולזכור שתמיד יש הפתעות, וחשוב להשאיר גם להן זמן (ותקציב).

הפתעות יכולות להיות טובות (רכישה, זכייה, גידול משמעותי ברווח) ויכולות להיות מבאסות (קיטון, עזיבות, שינוי בשוק/במצב העסקי ועוד)

לאחר ההבנה של מהן הפעילויות המתוכננות, זה הזמן לעשות הערכה תקציבית של הפעילות, (או בהשוואה לפעילות דומה שעשית בעבר, או ע"י יצירת קשר עם ספק או שניים/חיפוש באינטרנט או שאלות בפורומי HR השונים) את התוכנית השלמה (ממליצה ללא ההערכה התקציבית) יש להעביר לאישור של המנהל/CEO

והנה – כך נוצרת לה תוכנית שנתית

  עוגנים מומליצים לתוכנית השנתית: (לסניף בישראל)

1. kickoff לשנה החדשה – לפני/אחרי חגי תשרי

2. חנוכה – מארוע גדול, ועד הדלקת נרות אינטימית (סופגניות, חנוכיה וכו')

3. פורים – יצירת אווירה במשרד, מסיבת פורים גדולה, או תחרות תחפושות צוותית/אישית וכל מה שבינהם

4. פסח – הרמת כוסית

5. שבועות – משהו נחמד למשרד/א.בוקר/ארוחה שכל אחד מביא משהו

6. הערכות עובדים (פעם או פעמיים בשנה או מתמשך)

7. העלאות שכר

8. יום קהילה/התנדבות (יום אחד או משהו מתמשך)

9. יום כיף לצוותים/לכלל החברה

10. סדנת ניהול / בניית צוות

11. ארוחת בוקר בהפתעה

12. Happy Hour

 

מצגת קצרה שהכנתי בנושא תוכנית עבודה שנתית

צריכה עזרה? התייעצות? הכוונה?

דברי איתי. 052-6010102

או דרך צור קשר